Conforme bouwofferte: het model en de vermeldingen

Waarvoor dient een offerte echt

De offerte is niet zomaar een prijs: het is een document dat uw marge voor maanden vastlegt, de relatie met de klant kadert en als basis voor de bestelling dient. Een vage offerte is een geschil in wording.

De onmisbare vermeldingen

• Uw volledige gegevens en uw ondernemingsnummer (KBO) / btw
• De datum van uitgifte en de geldigheidsduur van de offerte
• De identiteit van de klant (en zijn ondernemingsnummer als hij professioneel is)
• Het detail van de posten: omschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs
• Het btw-tarief per post (6 % of 21 %) en de gepaste vermelding (verlegging, vrijstelling…) indien van toepassing
• De totalen: totaal excl. btw, btw, te betalen totaal
• De voorwaarden: voorschot, termijnen, betaalmodaliteiten en vervaldag

De typestructuur

1. 1Hoofding: uw logo, uw gegevens, het nummer en de datum van de offerte.
2. 2Voorwerp: de betrokken werf en het adres.
3. 3Tabel van de posten: elke lijn met hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, totaal.
4. 4Samenvatting: totaal excl. btw, btw (per tarief), totaal incl. btw.
5. 5Voorwaarden: geldigheid, voorschot, termijnen, betaling, eventuele herziening.
6. 6Handtekening: ruimte voor de aanvaarding (idealiter een elektronische handtekening).

De fouten die duur uitvallen

• Te vage posten (« diverse », « werken »): bron van geschillen
• De geldigheidsduur vergeten (materiaalprijzen bewegen)
• Het verkeerde btw-tarief
• Geen voorschot of herzieningsvoorwaarden voorzien

Verbindt een offerte?

Een door de klant aanvaarde en ondertekende offerte geldt als verbintenis voor beide partijen, binnen de grenzen van haar geldigheidsduur. Vandaar het belang van een duidelijke geldigheid en precieze voorwaarden. De elektronische handtekening, via een portaal, versnelt de aanvaarding en beveiligt het bewijs.

Het betrouwbaarste « model »: een generator

Een vast model (in te vullen bestand) vergeet snel een vermelding of het juiste tarief. Een offertegenerator past automatisch de vermeldingen toe, het juiste btw-tarief per post en uw voorwaarden — en maakt een document in uw huisstijl, klaar om online te ondertekenen. Dat is veiliger dan een statisch model.