UBL, XML, pdf: wat is het verschil voor uw facturen?
Bijgewerkt in juli 2026
Een pdf is een afbeelding van een factuur: een mens leest ze, maar software moet alles opnieuw intikken. XML is een gestructureerd formaat, leesbaar voor een machine. UBL is een gestandaardiseerd type XML voor handelsdocumenten — het formaat van Peppol-facturen. Voor B2B in België in 2026 hebt u UBL nodig (via Peppol), geen gewone pdf.
De pdf: leesbaar, maar « stom » voor software
De pdf is wat iedereen vandaag gebruikt: een mooie opmaak, uw logo, een document dat u in één oogopslag leest. Het probleem? Voor een computer is het een afbeelding. De boekhoudsoftware van uw klant « begrijpt » de cijfers niet: iemand moet het bedrag, de btw en de vervaldag met de hand overtypen.
Gevolg: tijdverlies en overtypfouten. De pdf is perfect voor het menselijke oog, niet voor automatisering.
XML: dezelfde informatie, maar gestructureerd
XML plaatst de informatie in labels die de machine rechtstreeks leest. In plaats van een afbeelding hebt u benoemde gegevens: « hier is het bedrag excl. btw », « hier is het btw-tarief », « hier is de vervaldag ».
Een vereenvoudigd fragment ziet er zo uit: <BedragExclBtw>1000</BedragExclBtw>. Het is niet bedoeld om door een mens gelezen te worden, maar software begrijpt het meteen — zonder herinvoer.
UBL: een gestandaardiseerde XML voor handel
Er zijn duizend manieren om XML te structureren. Opdat alle software elkaar begrijpt, zijn gemeenschappelijke regels nodig: dat is UBL (Universal Business Language). Het is een XML genormaliseerd speciaal voor handelsdocumenten — facturen, bestellingen, creditnota's.
Dat is precies wat Peppol gebruikt: het Peppol BIS-formaat bouwt voort op UBL. Met andere woorden: een Peppol-factuur is een UBL-bestand verstuurd over het Peppol-netwerk.
De vergelijking in één oogopslag
| UBL (XML) | ||
|---|---|---|
| Leesbaar voor een mens | Ja | Niet rechtstreeks |
| Leesbaar voor software | Nee (overtypen) | Ja, automatisch |
| Conform Peppol B2B 2026 | Nee | Ja |
| Risico op invoerfouten | Hoog | Laag |
Verdwijnt de pdf helemaal?
Nee. De pdf blijft nuttig als leesbare versie — voor uw archief, een voorbeeld, of een klant die zijn factuur wil « zien ». Maar voor een B2B-transactie in 2026 is de factuur die geldt de UBL, verstuurd via Peppol.
In de praktijk maakt goede software beide: de UBL die naar de klant gaat, en een leesbare pdf voor u. U hoeft niet te kiezen.
Wat moet ik concreet doen?
- Niets technisch: u maakt nooit met de hand een UBL- of XML-bestand
- Peppol-compatibele facturatiesoftware maakt de UBL en verstuurt ze voor u
- U blijft een leesbare factuur (pdf) zien; de klant ontvangt de gestructureerde UBL
- U hoeft geen XML te kunnen lezen
- U hoeft geen aparte technische tool te installeren
Kleine woordenlijst
- PDF: een document-afbeelding, leesbaar voor de mens, niet automatisch bruikbaar
- XML: een gestructureerd gegevensformaat, leesbaar voor de machine
- UBL: een genormaliseerde XML voor handelsdocumenten (het formaat van Peppol-facturen)
- Peppol BIS: de precieze regels van de Peppol-factuur, gebaseerd op UBL
- Toegangspunt: de dienst waarlangs uw software de factuur op het Peppol-netwerk verstuurt
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur nog geldig?+
Voor een particulier (B2C) wel. Voor een transactie tussen bedrijven (B2B) in België vanaf 2026 moet de factuur gestructureerd zijn (UBL via Peppol) — een pdf alleen volstaat niet meer.
Zijn UBL en XML hetzelfde?+
UBL is een type XML: een XML die gestandaardiseerde regels volgt voor handelsdocumenten. Alle UBL is XML, maar niet alle XML is UBL.
Moet ik zelf UBL-bestanden bewerken?+
Nee. Compatibele facturatiesoftware maakt en verstuurt de UBL automatisch. U ziet alleen een leesbare factuur en een knop « verzenden ».
Mag ik nog een pdf bewaren voor mijn archief?+
Ja. De meeste software maakt naast de UBL ook een leesbare pdf, handig voor uw archief en voorbeelden.
Lees ook
Wat is Peppol? De eenvoudige gidsHoe verstuurt u een Peppol-factuur (stap voor stap)B2B e-facturatie 2026: ben ik verplicht?Conforme UBL-facturen, zonder erbij na te denken
Met Afrimo wordt elke factuur gemaakt in UBL/Peppol én in leesbare pdf, met de juiste btw — in NL/FR/EN. U klikt « verzenden », het formaat is geregeld.
Dit artikel is informatief en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Modaliteiten kunnen wijzigen: controleer uw situatie bij de FOD Financiën of uw boekhouder.