Hoe verstuurt u een Peppol-factuur (stap voor stap)
Bijgewerkt in juli 2026
Een Peppol-factuur versturen vraagt geen technische kennis. Met compatibele software is het een kwestie van enkele klikken: maak de factuur, geef de identificatie van de klant in, controleer de verplichte vermeldingen en klik op « verzenden ». Hier is het stappenplan en de fouten die u vermijdt.
Wat u nodig hebt voor u begint
Drie dingen volstaan om uw eerste elektronische factuur via Peppol te versturen:
- Uw ondernemingsnummer (KBO) — het dient als adres op het Peppol-netwerk
- Peppol-compatibele facturatiesoftware (die registreert u en verstuurt)
- De identificatie van uw klant: zijn ondernemings- of btw-nummer
De stappen, één voor één
- 1Maak de factuur in uw software: kies de klant, voeg de lijnen toe (omschrijving, aantal, prijs), pas het juiste btw-tarief toe (6 % of 21 %).
- 2Geef de Peppol-identificatie van de klant in: zijn ondernemingsnummer (KBO) of btw-nummer. Dat is het « adres » waarnaar de factuur wordt gerouteerd.
- 3Controleer de verplichte vermeldingen (zie de lijst hieronder): een simpele controle voor verzending vermijdt een weigering.
- 4Klik op « Verzenden via Peppol ». De software zet de factuur om naar het gestructureerde formaat (UBL) en geeft ze af aan het netwerk via een toegangspunt.
- 5Controleer de verzendstatus: uw software geeft aan of de factuur goed is verzonden (en vaak aanvaard door de bestemmeling).
De verplichte vermeldingen om te controleren
Een Peppol-factuur blijft een factuur: ze moet de gebruikelijke wettelijke vermeldingen bevatten. Controleer voor verzending:
- De datum en een opeenvolgend factuurnummer
- Uw volledige gegevens en uw btw-nummer
- De gegevens en het ondernemings- / btw-nummer van de klant
- De omschrijving van de goederen of diensten
- De maatstaf excl. btw, het tarief en het btw-bedrag, het te betalen totaal
- De vervaldag en, idealiter, een gestructureerde mededeling
Hoe weet ik of mijn klant Peppol kan ontvangen?
De meeste Belgische B2B-bedrijven zullen in 2026 bereikbaar zijn op Peppol. Concreet controleert uw software of de bestemmeling geregistreerd is op het netwerk aan de hand van zijn ondernemingsnummer.
Als de klant (nog) niet bereikbaar is via Peppol, biedt goede software een terugvaloptie — bijvoorbeeld een pdf per e-mail — tot iedereen in orde is.
Wat gebeurt er na het verzenden?
De factuur komt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van uw klant, in gestructureerde gegevens, klaar om verwerkt en betaald te worden. U hoeft geen pdf extra te sturen: de Peppol-factuur geldt.
Voor de opvolging bevestigt de status « verzonden » en vaak « aanvaard » dat alles goed verliep.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Het verkeerde ondernemings- / btw-nummer van de klant (de factuur komt niet aan)
- Het verkeerde btw-tarief toepassen (6 % in plaats van 21 % bij renovatie, of omgekeerd)
- Een verplichte vermelding vergeten (nummer, vervaldag, maatstaf…)
- Een pdf per e-mail sturen in de veronderstelling dat het Peppol is — dat is het niet
Veelgestelde vragen
Heb ik technische kennis nodig om een Peppol-factuur te versturen?+
Nee. Compatibele facturatiesoftware maakt het gestructureerde formaat en verstuurt het via een toegangspunt. U raakt nooit een XML-bestand aan.
Moet ik er nog een pdf naast sturen?+
Nee. De gestructureerde Peppol-factuur geldt. Sommige software maakt ook een leesbare pdf voor uw eigen archief, maar dat is niet wat de klant ontvangt.
Hoe ken ik het Peppol-adres van mijn klant?+
In België berust de identificatie meestal op het ondernemingsnummer (KBO) of btw-nummer van de klant. U geeft het in de software in, die de factuur routeert.
En als mijn klant niet op Peppol zit?+
In 2026 zullen de meeste B2B-bedrijven dat wel zijn. Ondertussen schakelt goede software automatisch over op een noodverzending (bijvoorbeeld een pdf per e-mail).
Verstuur uw Peppol-facturen in één klik
Met Afrimo gaat u van offerte naar conforme Peppol-factuur zonder herinvoer: de juiste btw, een controle voor verzending en verzending via het netwerk — in NL/FR/EN.
Dit artikel is informatief en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Vermeldingen en modaliteiten kunnen wijzigen: controleer uw situatie bij de FOD Financiën of uw boekhouder.