Elektronische B2B-Rechnung 2026: Bin ich betroffen?
Aktualisiert im Juli 2026
Ab dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen, in Belgien ansässigen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden. Eine PDF per E-Mail oder Papier genügt für B2B nicht mehr. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter diese Pflicht.
Was ändert sich 2026?
Heute versenden die meisten Unternehmer ihre Rechnungen als PDF per E-Mail oder sogar auf Papier. Ab 2026 genügt das für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) in Belgien nicht mehr.
Die Rechnung muss eine strukturierte elektronische Rechnung sein: eine genormte Datei (Format Peppol BIS / UBL), die die Software des Kunden automatisch lesen und verarbeiten kann. Sie wird über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht, ein wenig wie eine sichere E-Mail zwischen Rechnungsprogrammen. Eine PDF, auch per E-Mail versandt, ist keine strukturierte elektronische Rechnung.
Bin ich betroffen?
Die allgemeine Regel: Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiges, in Belgien ansässiges Unternehmen sind und einem anderen steuerpflichtigen Unternehmen eine Rechnung stellen, sind Sie betroffen. Die Pflicht gilt also für B2B (Unternehmen an Unternehmen).
- Sie stellen Unternehmen oder Selbstständigen Rechnungen (B2B) → betroffen
- Sie sind im Bau / in der Renovierung tätig und arbeiten für Bauträger, Verwalter, Unternehmen → betroffen
- Sie starten Ihre Tätigkeit → am besten gleich konform beginnen
- Sie stellen nur Privatpersonen Rechnungen (B2C) → nicht von Peppol erfasst (die Rechnung bleibt aber erforderlich, wo zutreffend)
- Sonderfälle (nicht in Belgien ansässig, besondere Regelungen): prüfen Sie bei der belgischen Steuerverwaltung (FÖD Finanzen) oder Ihrem Buchhalter
Ein konkretes Beispiel
Ein selbstständiger Fliesenleger stellt einem Bauträger (einer Gesellschaft) eine Rechnung für eine Baustelle: Das ist B2B, er muss eine strukturierte elektronische Rechnung über Peppol ausstellen.
Derselbe Fliesenleger baut anschließend ein Badezimmer bei einer Privatperson ein: Das ist B2C, die Peppol-Pflicht gilt nicht — er stellt die Rechnung wie bisher. Ein einziges Werkzeug sollte also beide Fälle abdecken, ohne dass Sie jedes Mal nachdenken müssen.
Peppol, Papier, PDF: Wo liegt der Unterschied?
Papier und PDF sind Abbilder einer Rechnung: Ein Mensch liest sie, aber die Software des Kunden muss alles neu erfassen. Die Peppol-Rechnung dagegen ist strukturiert: Betrag, MwSt. und Positionen sind Daten, die die Software direkt versteht. Das Ergebnis: weniger Fehler, schnellere Zahlungen und automatische Konformität.
Um sie zu versenden, müssen Sie kein Experte werden: Eine Rechnungssoftware, die Peppol nativ spricht, übernimmt das für Sie — über einen Access Point.
Welche Fristen?
Die Pflicht für das nationale B2B gilt ab dem 1. Januar 2026. Die elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist bereits in Kraft. Unser Rat: Warten Sie nicht bis Dezember 2025 — sich früh konform aufzustellen vermeidet Hektik und zu Jahresbeginn abgelehnte Rechnungen.
Was riskiert man, wenn man nicht bereit ist?
- Rechnungen, die von Kunden abgelehnt werden, weil diese das konforme Format verlangen
- Verzögerte Zahlungen und damit angespannte Liquidität
- Ein Risiko der steuerlichen Nicht-Konformität
Wie Sie sich vorbereiten, ohne Ihre Wochenenden zu opfern
- Prüfen Sie, ob Sie B2B fakturieren (siehe „Bin ich betroffen?“ oben)
- Wählen Sie eine Software, die nativ im Format Peppol / UBL ausstellt — Sie fassen die XML nie selbst an
- Testen Sie schon jetzt an einer echten Rechnung, um vor 2026 gelassen zu sein
Häufige Fragen
Ist die elektronische Rechnung 2026 wirklich Pflicht?+
Ja, für Geschäfte zwischen in Belgien ansässigen Unternehmen (B2B), ab dem 1. Januar 2026. Die strukturierte elektronische Rechnung ersetzt PDF und Papier.
Genügt eine PDF per E-Mail?+
Nein. Eine PDF ist ein Abbild einer Rechnung, keine strukturierte elektronische Rechnung. Nötig ist eine Datei im Format Peppol / UBL, ausgetauscht über das Peppol-Netzwerk.
Und wenn ich auch Privatpersonen fakturiere?+
Die Peppol-Pflicht gilt für B2B. Ihre Rechnungen an Privatpersonen bleiben wie heute möglich. Eine gute Software erledigt beides automatisch.
Muss ich ein technischer Experte werden?+
Nein. Eine Peppol-kompatible Rechnungssoftware erstellt und versendet die konforme Rechnung für Sie, ohne dass Sie das technische Format anfassen.
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Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Fristen und Modalitäten können sich ändern: prüfen Sie Ihre Situation bei der belgischen Steuerverwaltung (FÖD Finanzen) oder Ihrem Buchhalter.