Wie Sie eine Peppol-Rechnung versenden (Schritt für Schritt)
Aktualisiert im Juli 2026
Eine Peppol-Rechnung zu versenden erfordert keine technischen Kenntnisse. Mit einer kompatiblen Software genügen wenige Klicks: Rechnung erstellen, die Kennung des Kunden eingeben, die Pflichtangaben prüfen und dann auf „senden“ klicken. Hier die Vorgehensweise und die zu vermeidenden Fehler.
Was Sie brauchen, bevor Sie beginnen
Drei Dinge genügen, um Ihre erste elektronische Rechnung über Peppol auszustellen:
- Ihre Unternehmensnummer (ZDU/BCE) — sie dient als Adresse im Peppol-Netzwerk
- Eine Peppol-kompatible Rechnungssoftware (sie registriert Sie und versendet)
- Die Kennung Ihres Kunden: seine Unternehmens- oder USt-Nummer
Die Schritte, einer nach dem anderen
- 1Erstellen Sie die Rechnung in Ihrer Software: Kunden auswählen, Positionen hinzufügen (Beschreibung, Menge, Preis), den richtigen MwSt.-Satz anwenden (6 % oder 21 %).
- 2Geben Sie die Peppol-Kennung des Kunden ein: seine Unternehmensnummer (ZDU/BCE) oder USt-Nummer. Das ist die „Adresse“, an die die Rechnung geleitet wird.
- 3Prüfen Sie die Pflichtangaben (siehe Liste unten): eine einfache Kontrolle vor dem Versand vermeidet eine Ablehnung.
- 4Klicken Sie auf „Über Peppol senden“. Die Software wandelt die Rechnung in das strukturierte Format (UBL) um und übergibt sie über einen Access Point an das Netzwerk.
- 5Prüfen Sie den Versandstatus: Ihre Software zeigt an, ob die Rechnung übermittelt (und oft vom Empfänger angenommen) wurde.
Die zu prüfenden Pflichtangaben
Eine Peppol-Rechnung bleibt eine Rechnung: Sie muss die üblichen gesetzlichen Angaben enthalten. Prüfen Sie vor dem Versand:
- Das Datum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Ihre vollständigen Kontaktdaten und Ihre USt-Nummer
- Die Kontaktdaten und die Unternehmens- / USt-Nummer des Kunden
- Die Beschreibung der Waren oder Leistungen
- Die Nettobasis, den Satz und den MwSt.-Betrag, den zu zahlenden Gesamtbetrag
- Die Zahlungsfrist und, idealerweise, einen strukturierten Verwendungszweck
Woher weiß ich, ob mein Kunde Peppol empfangen kann?
Die meisten belgischen B2B-Unternehmen werden 2026 über Peppol erreichbar sein. Konkret prüft Ihre Software anhand der Unternehmensnummer, ob der Empfänger im Netzwerk registriert ist.
Ist der Kunde (noch) nicht über Peppol erreichbar, bietet eine gute Software einen Rückfallweg — zum Beispiel den Versand einer PDF per E-Mail — bis alle bereit sind.
Was passiert nach dem Versand?
Die Rechnung landet direkt in der Buchhaltungssoftware Ihres Kunden, als strukturierte Daten, bereit zur Verarbeitung und Zahlung. Sie müssen keine PDF zusätzlich senden: Die Peppol-Rechnung ist maßgeblich.
Für die Nachverfolgung bestätigt der Status „gesendet“ und oft „angenommen“, dass alles geklappt hat.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Die falsche Unternehmens- / USt-Nummer des Kunden (die Rechnung kommt nicht an)
- Den falschen MwSt.-Satz anwenden (6 % statt 21 % bei Renovierung, oder umgekehrt)
- Eine Pflichtangabe vergessen (Nummer, Fälligkeit, Nettobasis…)
- Eine PDF per E-Mail senden in dem Glauben, es sei Peppol — ist es nicht
Häufige Fragen
Brauche ich technische Kenntnisse, um eine Peppol-Rechnung zu versenden?+
Nein. Eine kompatible Rechnungssoftware erzeugt das strukturierte Format und versendet es über einen Access Point. Sie fassen nie eine XML-Datei an.
Muss ich weiterhin eine PDF daneben versenden?+
Nein. Die strukturierte Peppol-Rechnung ist maßgeblich. Manche Software erstellt zusätzlich eine lesbare PDF für Ihr eigenes Archiv, aber das ist nicht, was der Kunde erhält.
Wie finde ich die Peppol-Adresse meines Kunden?+
In Belgien beruht die Kennung meist auf der Unternehmensnummer (ZDU/BCE) oder USt-Nummer des Kunden. Sie geben sie in der Software ein, die die Rechnung leitet.
Und wenn mein Kunde nicht auf Peppol ist?+
2026 werden es die meisten B2B-Unternehmen sein. In der Zwischenzeit wechselt eine gute Software automatisch auf einen Rückfallversand (zum Beispiel eine PDF per E-Mail).
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Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Angaben und Modalitäten können sich ändern: prüfen Sie Ihre Situation bei der belgischen Steuerverwaltung (FÖD Finanzen) oder Ihrem Buchhalter.